Büroassistenz

Aufgabengebiet

• allgemeine Sekretariatsaufgaben (u. a. studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte und Lehrbeauftragte einstellen, weiterbeschäftigen sowie betreuen, Material beschaffen und das Institut zugewiesene Jahresetat verwalten etc.)
• Reisekostenanträge und Abrechnungen vorbereiten
• Korrespondenz vorwiegend in deutscher und englischer Sprache, ggf. in einer anderen Sprache (Russisch, Finnisch oder Ungarisch)
• Gastwissenschaftler:innen aus dem In- und Ausland betreuen, Hotel- und Raumbuchungen durchführen
• internationale Konferenzen und Tagungen organisieren sowie Sitzungen vorbereiten
• Webseite des Instituts (IFUU) aufbauen und pflegen
• Aushänge, Poster, Präsentationen mit grafischen Bildelementen und Ähnlichem beim Entwurf unterstützen
• bei Publikationen redaktionell mitarbeiten und fachwissenschaftliche Texte (vorwiegend in englischer Sprache) bearbeiten

Einstellungsvoraussetzung

• abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen oder verwaltenden Beruf

oder

• gleichwertige Fähigkeiten, Erfahrungen und Qualifikationen

Bei den letztgenannten Einstellungsvoraussetzungen erfolgt die Prüfung der gleichwertigen Fähigkeiten, Erfahrungen und Qualifikationen mit der Einstellung.

Erforderliche Fachkenntnisse und persönliche Fähigkeiten

• sehr fundierte Kenntnisse moderner IT-Werkzeuge
• Deutsch auf muttersprachlichem Niveau
• sehr gutes Englisch in Wort und Schrift
• Grundkenntnisse in einer weiteren Fremdsprache (Russisch, Finnisch oder Ungarisch) sind wünschenswert
• Erfahrung in der Überarbeitung von fachwissenschaftlichen Texten in Deutsch und Englisch
• gute Kenntnisse moderner Bürokommunikationsverfahren und büroorganisatorischer Zusammenhänge
• Kreativität, Selbstständigkeit, Zuverlässigkeit, Teamfähigkeit, Kooperationsbereitschaft
• Kommunikationsstärke und sicheres Auftreten gegenüber fremden Nationalitäten
• Serviceorientierung, Organisationsfähigkeit, strukturierte Arbeitsweise

Wir bieten Ihnen

• Sichere Vergütung nach Tarif
• Weiterbildungs­möglichkeiten
• Betriebliche Alters­vorsorge
• Attraktive Lage
• Flexible Arbeitszeiten
• Möglichkeiten zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• Gesundheitsmanagement
• Beschäftigten-Laptop
• Mobiles Arbeiten
• Bildungsurlaub
• 30 Tage Urlaub/Jahr

Die Universität Hamburg ist als Exzellenzuniversität eine der forschungsstärksten Universitäten Deutschlands. Mit ihrem Konzept der „Flagship University“ in der Metropolregion Hamburg pflegt sie innovative und kooperative Verbindungen zu wissenschaftlichen und außerwissenschaftlichen Partnern. Sie produziert für den Standort – aber auch national und international – die zukunftsgerichteten gesellschaftlichen Güter Bildung, Erkenntnis und Austausch von Wissen unter dem Leitziel der Nachhaltigkeit.

Die FHH fördert die Gleichstellung von Frauen und Männern. Wir fordern Männer gem.

• 7 Abs. 1 des Hamburgischen Gleichstellungsgesetzes (HmbGleiG) daher ausdrücklich auf, sich zu bewerben. Sie werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.

Wir begrüßen ausdrücklich die Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund.

Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte behinderte Menschen haben Vorrang vor gesetzlich nicht bevorrechtigten bewerbenden Personen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung.